Esso è il frutto della collaborazione dei tre organi sociali: gli amministratori, il collegio sindacale e l’assemblea ordinaria.
Tutte le società di capitale hanno l’obbligo di depositare il proprio bilancio presso il Registro Imprese della Camera di commercio della provincia in cui l’azienda ha sede legale entro 30 giorni dall’avvenuta approvazione del medesimo da parte dell’assemblea dei soci, la quale deve esprimersi entro quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio - nello Statuto, tuttavia, è possibile prevedere una proroga di due mesi per l’approvazione del bilancio.
I consorzi sono obbligati, invece, ad approvare il proprio bilancio entro il 28 febbraio di ogni anno.
Nel caso in cui il deposito avvenga in ritardo, tutti gli amministratori della ditta sono sottoposti a sanzione amministrativa.