Facoltà: Ingegneria Gestionale - classe LM-31
Collocazione: 20811
Autore: Pastori Beatrice
Data: 24/10/2022
Titolo: The improvement of processes related to orders and purchasing departments within an IT System Integrator: Computer Design S.r.l. case study
Relatore: Sorrenti Domenico
Autorizzazione per la consultazione: SI
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ABSTRACT The coverage is centered on the review of an internship experience carried out within the purchasing office of a company pertaining to the Information Technology field, more precisely a system integrator located in the western hinterland of Milan denominated Computer Design S.r.l. The practicum began during the month of November 2020 and ended in mid-April 2022. Throughout the weeks, responsibilities have evolved from the handling of certain procurement activities and data entry tasks within the management software to the preparation and control of documentation dedicated to the renewal of ISO 9000 certification. The involvement in the latter task in conjunction with the intrinsic characteristics of purchasing department, a central node interconnected to orders’ one for the transition of information related to a wide variety of business flows from material procurement to related logistics while simultaneously dealing with multiple corporate technical departments and therefore necessitating of strong reliable procedures, have led to the enrichment of the internship experience through the completion of two projects aimed to foster continuous improvement within the business: orders and purchasing process flow definition and monitoring and service provision contracts management revision. The concordant methodology of operation could be traced back to the plan-do-check-act cycle, PDCA, typical of Kaizen and Lean Management approaches, as shown by the third chapter of the coverage. The nature of both such projects has begun due to a prior implementation of new technical features of the ERP software carried out by the enterprise, which drags the necessity of creating innovative procedures dedicated to operators pertaining to purchasing and order departments who constantly employ the system. The main achieved results are found within internal KPIs values improvement, which demonstrates how the delineation of compliant process flows has reduced bottleneck activities impact and non- value-added practices incidence. The assessment of the organizational model, nevertheless defined as mechanical, is considered as a consequence of the completion of the projects. Especially, the nature of management's rationale for embracing continuous improvement actions within the departments is found into meeting transparency needs requested by customers, increasing the accuracy of internal statistical profitability analyses and generally smoothening the flow of operations. RIASSUNTO La trattazione è incentrata sull’esaminazione di un’esperienza di tirocinio svolta durante il periodo compreso tra il mese di novembre 2020 e lo scorso aprile all'interno dell'ufficio acquisti di un'azienda afferente al settore dell'Information Technology, più precisamente un system integrator, sita in Santo Stefano Ticino (MI) e denominata Computer Design S.r.l. L’evoluzione delle responsabilità durante il periodo di formazione è maturata nel corso dei mesi, tramutandosi dalla gestione di talune attività di approvvigionamento e di inserimento di dati all'interno del software gestionale alla preparazione ed al controllo della documentazione dedicata al rinnovo della certificazione ISO 9000. Il coinvolgimento in quest'ultimo compito unitamente alle caratteristiche intrinseche proprie dell’ufficio acquisti dell’organizzazione, nodo focale per il transito delle informazioni relative ad un'ampia varietà di flussi operativi dall'approvvigionamento dei materiali alla relativa logistica sino ai reparti tecnici, hanno condotto all'arricchimento del mansionario attraverso il completamento di due progetti volti a favorire il miglioramento continuo all'interno dell'azienda: la definizione ed il monitoraggio del flusso dei processi relativi ai reparti ordini ed acquisti, sinergicamente collegati, e la revisione delle modalità di gestione dei contratti di fornitura per la clientela. La metodologia operativa comune tra le due attività è riconducibile al ciclo plan-do-check-act, PDCA, tipico degli approcci Kaizen e Lean Management, come evidenziato dal terzo capitolo della trattazione. Il principale discriminante con impatto sulla natura dei due progetti, l’implementazione di nuove funzionalità tecniche del software ERP adottato da Computer Design, ha comportato la necessità di delineare procedure innovative dedicate ai buyer ed agli operatori di back-office che utilizzano costantemente il sistema. I principali risultati conseguiti si concretizzano nel miglioramento dei valori dei KPIs interni, i quali dimostrano ulteriormente la riduzione dell'impatto delle attività collo di bottiglia e della frequenza delle pratiche con carenza di valore aggiunto durante la routine quotidiana degli operatori. La valutazione del modello organizzativo, tuttora meccanico, è considerata conseguenza del completamento dei due progetti. In particolare, le motivazioni che hanno condotto il management all'adozione di azioni di miglioramento continuo all'interno dei reparti, in accordo con i trend del mercato di riferimento, sono state riscontrate nella soddisfazione delle esigenze di trasparenza manifestate dai clienti e nella necessità di redazione di statistiche finanziarie accurate previo snellimento dei flussi procedurali.
